Smart working, le tecnologie per comunicare al meglio

Smart working, le tecnologie per comunicare al meglio

Per lavorare in modo efficace da casa, la comunicazione con i colleghi è essenziale. Molte realtà sono già dotate di strumenti aziendali, dalle piattaforme per le videochiamate ai servizi di messaggistica interna, ma quando si lavora a distanza è bene adottare anche qualche accortezza di comportamento.

Hangout, Skype e Zoom sono ottimi strumenti per gestire le riunioni online. Possono supportare un numero diverso di collegamenti – Hangout fino a 150, Skype un massimo di 10 – e quindi sono da scegliere di volta in volta in base alle necessità. I momenti di confronto video sono importanti per mantenere i contatti e fare il punto sull’avanzamento dei lavori, ma spesso l’operatività quotidiana vive attraverso i servizi di messaggistica istantanea.

Anche in questo caso ci sono diverse alternative, alcune già integrate nei sistemi aziendali, altre scaricabili gratuitamente (almeno nella versione base). Hangout oltre alle videochiamate offre una chat di messaggistica legata all’account Gmail; Slack, invece, è una piattaforma scaricabile online, dove i gruppi di lavoro possono organizzare per canali le attività del team.

I servizi di messaggistica istantanea sono paragonabili alle chiacchiere da ufficio: un misto di necessità da smarcare velocemente, di momenti di confronto sui processi decisionali, di consigli legati alle attività lavorative ma anche di momenti di socializzazione. Per questo motivo, è importante usarli in modo corretto.

Il grande vantaggio delle piattaforme di messaggistica istantanea è che favoriscono un’interazione veloce, tempestiva e comunitaria per affrontare ogni questione. A differenza delle mail, spesso più formali e corpose, i dialoghi in chat sono snelli e immediati. Aiutano anche a creare un senso di comunità, a far emergere le personalità del gruppo e a offrire opportunità di svago o di arricchimento professionale.

D’altra parte, bisogna fare attenzione a non abusarne. Sì alle divagazioni, alla condivisione di notizie o curiosità, di meme e di gif, ma con un limite: altrimenti si rischia di intasare il flusso lavorativo. Meglio piuttosto creare dei canali dedicati alle chiacchiere da pausa caffé. Attenzione anche a rispettare il confine tra vita lavorativa e vita privata dei colleghi. Questo vale sia per gli orari, che dovrebbero ricalcare quelli di una normale giornata in ufficio, sia per il genere di conversazioni affrontate sulle piattaforme, che rimangono di fatto degli strumenti per gestire le attività lavorative.

Un’ultima avvertenza: per le comunicazioni ufficiali, le mail rimangono insostituibili.

 

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